Évitons de favoriser la mise en place d'injonctions paradoxales
La réflexion sur le travail prescrit et le travail réel est une démarche essentielle pour mieux comprendre les dynamiques et les écarts qui peuvent exister entre ce qui est attendu des travailleurs (le travail prescrit) et ce qui est effectivement réalisé sur le terrain (le travail réel). Cette analyse permet non seulement d'identifier ces écarts mais aussi de mettre en place des standards de travail qui prennent en compte les réalités opérationnelles tout en cherchant à améliorer la qualité et l'efficacité.
Pourquoi revisiter le travail prescrit en groupe ?
- Identification des écarts entre le prescrit et le réel : En revisitant le travail prescrit, chaque groupe peut identifier les éventuelles différences entre ce qui est demandé et ce qui est réellement fait. Cela permet de comprendre les obstacles ou les adaptations que les travailleurs doivent mettre en place pour accomplir leurs tâches.
- Prise en compte des contraintes : Cette démarche permet de prendre en compte les contraintes actuelles (ressources, conditions de travail, outils disponibles) qui ne sont pas forcément mentionnées dans le travail prescrit mais qui influencent fortement le travail réel.
- Définir des standards minimaux de qualité : En analysant le travail prescrit et en le confrontant à la réalité, il devient possible de définir des standards minimaux qui sont à la fois réalistes et réalisables. Ces standards devront prendre en compte les marges de manœuvre des travailleurs, c’est-à-dire ce sur quoi ils ont une certaine autonomie pour ajuster leur travail.
- Favoriser une approche collective : La démarche collective permet d'impliquer les travailleurs dans la définition des standards de qualité. Cela assure non seulement une meilleure compréhension mais aussi une plus grande adhésion aux standards définis, puisque ceux-ci sont construits avec les personnes concernées.
Comment procéder ?
- Tableau de révision du travail prescrit : Chaque groupe peut utiliser un tableau pour revisiter le travail prescrit. Ce tableau pourrait comporter les colonnes suivantes :Tâches prescrites : Quelle tâche est prescrite ?Qui fait quoi : Qui est censé réaliser cette tâche ?Comment : Comment cette tâche doit-elle être réalisée selon le prescrit ?Où : Où cette tâche doit-elle être réalisée ?Timming : Quel est le timing prescrit pour cette tâche ?
- Tâches prescrites : Quelle tâche est prescrite ?
- Qui fait quoi : Qui est censé réaliser cette tâche ?
- Comment : Comment cette tâche doit-elle être réalisée selon le prescrit ?
- Où : Où cette tâche doit-elle être réalisée ?
- Timming : Quel est le timing prescrit pour cette tâche ?
- Discussion et identification des écarts : Chaque groupe discute des éléments inscrits dans le tableau pour repérer les écarts par rapport au travail réel. Quels sont les ajustements qui sont faits dans la pratique ? Pourquoi ces ajustements sont-ils nécessaires ?
- Analyse des contraintes et des marges de manœuvre : Après avoir identifié les écarts, il est important de discuter des contraintes qui les causent et de déterminer les marges de manœuvre disponibles. Quels aspects du travail peuvent être ajustés par les travailleurs pour atteindre une meilleure efficacité et qualité ?
- Définition des standards minimaux : Une fois ces éléments analysés, les groupes peuvent proposer des standards minimaux de qualité qui tiennent compte à la fois du prescrit et des ajustements nécessaires dans le réel.
Conclusion
Cette démarche permet de construire des standards de travail qui sont à la fois réalistes et atteignables, car ils sont basés sur une compréhension fine des pratiques réelles de travail. En impliquant les travailleurs dans cette réflexion, on s'assure également de leur engagement dans l'application de ces standards, ce qui est crucial pour leur mise en œuvre efficace.
Tuxmania Coaching
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Coach en matière de réussite
Créer une vision de l'état futur : Revisiter les champs de compétences et les responsabilités de chacun.e et ainsi clarifier les processus généraux.
Communiquer la vision : Elaborer et implémenter un nouveau modèle d’organisation. Il sera le fruit de la réflexion d’un groupe de travail composé de cadres chargés d’identifier les enjeux liés à leur pratique et de les confronter à l’organisation actuelle. Cette démarche d’équipe a pour but de proposer à un comité de pilotage un modèle de gouvernance revisité, qui réponde aux défis présents et futurs et de lancer une nouvelle dynamique d’équipe soudée.
Inciter à l'action et abaisser les obstacles : Il s’agira de porter un regard critique et une analyse sur le modèle de gouvernance actuelle. Ceci dans le but de pouvoir garantir une cohérence pour le fonctionnement futur.
Générer des victoires à court terme : les durées entre les différentes séances sont très rapprochées, la pose de jalon est également un indicateur important afin de générer des victoires (réussites) à court terme. Déterminer des livrables simples qui permettent de procéder à une première étape vers un changement plus important de la culture managériale.
Consolider les succès pour plus de changement : Une fois le projet terminé et les livrables implémentés, une seconde étape sera mise en place afin de poursuivre une réflexion globale sur un modèle de gouvernance.
Ancrer les nouvelles approches dans la culture d'entreprise : La mise en place d’une nouvelle gouvernance se traduira par une révision de l’organigramme et des cahiers des charges et ancrera une nouvelle approche dans la culture de l’entreprise.